Metodo standard o strutturato?

Metodo standard o strutturato?

Avete mai calcolato quanta energia impiegate nella gestione e redazione dei contenuti?

Manuali di istruzioni, manuali dei software della macchina, manuali di montaggio, i training, le guide interne e quelle per i dealer. In lingua, ognuno per il mercato di riferimento (o quasi!). La lingua di redazione è una e le traduzioni sono molte di più.

Quando è il momento di passare alla gestione strutturata della documentazione?

Tutte le aziende hanno iniziato a creare la documentazione tecnica in modalità standard. Si apre un file di word e si inseriscono i testi, le foto e i disegni. I più lungimiranti scelgono gli stili dei paragrafi e dei titoli, poi inseriscono il sommario e fanno il PDF. Le macchine sono poche, le traduzioni anche. Poi arrivano le personalizzazioni, il progresso tecnologico, il nuovo software, le macchine nuove, l’apertura del mercato e l’internazionalizzazione dell’azienda.

Adesso lavorare in modalità standard non è più conveniente. Troppi contenti e documenti diversi da gestire, troppe modifiche da apportare… anche sui manuali delle prime macchine ancora in produzione e poi nelle traduzioni.

Continuare con questa modalità aumenterebbe solo il caos. La mancanza di  un metodo redazionale comporta il mancato recupero delle traduzioni esistenti. Se il recupero dei testi è fatto “a mano” e “a vista” porta ad un appiattimento dell’informazione, minore qualità e funzionalità dell’informazione non sufficiente a colmare le richieste normative e le aspettative dell’utente. Alta è la possibilità di errori nel compiere l’operazione CTRL+C CTRL+V. Di conseguenza il recupero della traduzione di due testi scritti e tradotti in due momenti diversi, può portare ad una scarsa qualità dei contenuti tradotti.

Diventa difficile ricordarsi di aver già scritto quella frase e trovarla ancora di più. La terminologia non è coerente nella lingua di redazione e nelle traduzioni.

Spesso partecipando ai seminari sull’argomento sento domandare dalla platea “ma quanto deve entrare nei particolari la descrizione di una operazione?” oppure si sente dire “i manuali dei miei concorrenti sono di poche pagine!”. Quello che ci interessa è l’avere documenti e contenuti conformi e di qualità e non solo brevi e tutti uguali!
Con il pensiero rivolto al solo costo delle traduzioni si rischia di tralasciare le differenze anche importanti fra una macchina e l’altra, fra un manuale e l’altro, fino ad inviare un documento in cui si cambiano solo la copertina e le immagini principali.

Nel processo di redazione in modalità standard, quando i contenuti aumentano, i tempi per la loro redazione e gestione aumenta. I redattori sono costretti a dover velocizzare la pubblicazione dei documenti tecnici. Questo può portare a generalizzare i contenuti in modo che vadano bene per tutte le macchine o ad aumentare il numero di addetti alla preparazione dei manuali. Se modifichiamo una parte standard appartenente a più manuali e a più prodotti, dobbiamo modificarla su tutti i manuali pubblicati. Le traduzioni necessitano di essere recuperate totalmente da parte del centro di traduzioni. In molti casi vediamo una persona che fa il copia/incolla fra due file per recuperare le traduzioni. Per l’Inglese, Francese, Spagnolo e poche altre lingue è solo una questione di tempo ma la possibilità di errori è elevata. Per il Tedesco, Russo, Arabo, Polacco e tutte le altre cominciano i problemi e sorgono i dubbi sulla correttezza dell’operato.  Si può arginare il problema con una impaginazione controllata e pulita, l’uso dei riferimenti incrociati, dei codici di campo e delle proprietà avanzate per i file Office e database.

Lavorare in modalità strutturata invece permette di pensare ai contenuti nel loro ciclo di vita. Dalla funzione alla redazione alla modifica di una informazione tutto avviene con metodo, e la revisione è possibile con pochi clic. Le modifiche le faccio una volta e impattano su tutti i documenti che contengono quell’informazione. Ripubblicare il documento non costa niente, è automatico, è un processo che può essere impostato temporalmente e non necessita di assistenza da parte di un operatore.
La gestione strutturata ci permette di eliminare l’operazione di copia/incolla fra manuali. Possiamo dedicare maggior tempo alla scelta dei contenuti, alla loro marcatura ai fini della gestione e tracciabilità. Una volta che abbiamo convalidato i testi (anche parziali rispetto all’intero manuale) posso tradurli, recuperando tutto ciò che ho di tradotto in archivio, indipendentemente dalla lingua. La traduzione è legata al blocco di teso e posso recuperare l’inglese come l’arabo allo stesso modo. Al centro di traduzioni viene inviato il file da tradurre con parti recuperate e parti nuove. La traduzione di ritorno viene inserita nel database e riusata per progetti futuri. Se i contenuti devono essere pubblicati sul web possiamo impostare una serie di filtri per far apparire solo l’informazione cercata dall’utente.

Avere i contenuti archiviati ci permette di eseguire una ricerca sulle frasi già scritte. La ricerca deve essere eseguita per parole chiave. Le parole chiave fanno parte della terminologia. La terminologia incontra le esigenze del redattore, del Fabbricante e i criteri di ricerca dell’utente. Utilizzare le medesime parole, localizzare la terminologia e condividerla con il centro di traduzioni permette la coerenza e di investire nel futuro della gestione dei contenuti, poterli riusare su qualsiasi documento ed essere pronti a coinvolgere l’utente sul web.

Se volete approfondire l’opportunità offerte dalla strutturazione dei contenuti, contattateci. Possiamo pensare ad un nuovo progetto che porterà la vostra azienda ad una gestione coordinata di tutta la documentazione tecnica.

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Alessandro Pratelli
Alessandro Pratelli

Perito aeronautico, calsse '72. Lavora come redattore tecnico dal 1995 poi fonda AP Publishing. Appassionato di Direttive e norme tecniche. La frase che preferisce? "Se non alzi mai gli occhi, ti sembrerà di essere nel punto più in alto".

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