Come gestire al meglio la documentazione tecnica dei componenti commerciali (COMtecnica2019 giorno 2)

Come gestire al meglio la documentazione tecnica dei componenti commerciali (COMtecnica2019 giorno 2)

Il secondo giorno, durante il workshop, abbiamo illustrato come analizzare e sfruttare la documentazione tecnica delle macchine e delle attrezzature che un Fabbricante si trova a dover comprare ed integrare nel suo impianto.

Abbiamo terminato presentando come la nostra applicazione CONTAINER risolva i problemi di fruibilità delle informazioni.
Ovviamente anche qua dobbiamo lavorare per dare dei benefici al Fabbricante e benefici all’utente  ottenuti da una documentazione ben organizzata, cercabile ed integrata realizzata sfruttando la documentazione che abbiamo a disposizione. Ecco alcune dritte per avere una ottima gestione della documentazione tecnica.

Includere sempre i manuali dei componenti commerciali

La documentazione tecnica di una macchina è completa solo quando diamo anche i manuali dei componenti commerciali, almeno per i componenti e assiemi marcati come macchine e quelli dei prodotti elettrici più grandi. Spesso si acquista un robot, una nastratrice o un’etichettatrice a fine linea, in moltissimi casi si integra una macchina per fare una linea.

Chiedere il manuale nella lingua del paese di installazione dell’impianto

A partire dal contratto di acquisto siamo almeno obbligati a chiedere il manuale nella lingua del paese di installazione dell’impianto. Fare le traduzioni con il file pdf vuole dire faticare un po’ di più.

Ricordiamo il commento 245 al RES 1.4.1 della Direttiva Macchine:

“La fornitura di informazioni o avvertenze sulla macchina in lingua dell’UE diverse da quella ufficiale dello Stato membro in cui la macchina è immessa sul mercato e messa in servizio o in qualsivoglia altra lingua o lingue è un punto da definire per contratto fra il fabbricante e l’utilizzatore in sede di ordinazione della macchina.”

La macchina può essere usata da un gruppo di persone che non comprendono bene la lingua ufficiale del paese oppure l’assistenza dedicata può provenire da un gruppo di manutentori che stanno in un altro paese.
Inserite nel contratto di acquisto della macchina (in accordo con l’acquirente) la lingua del manuale di istruzioni, che deve essere una delle lingue ufficiali in vigore nel paese di installazione o una lingua compresa dagli operatori. Ad esempio il caso della Svizzera o del Belgio dove ci sono più di una lingua ufficiale.

Controllare la corrispondenza della documentazione con la macchina fornita

Ottenuta la documentazione dovremo controllarla insieme alla macchina che ci hanno fornito. Se si evidenziano dei vizi palesi questi devono essere eliminati, dal fornitore. Un controllo in tal senso e l’eventuale richiesta di messa a norma limita l’assunzione di responsabilità da parte del Fabbricante dell’impianto. Ricordiamo ci che è il fabbricante dell’impianto a scegliere le macchine e i componenti assumendosi la responsabilità di ciò che fornisce. Sul manuale di istruzioni andremo a controllare la presenza dei contenuti, la loro consistenza e le indicazioni sui rischi residui e gli obblighi per le manutenzioni.

Fare attenzione ai nomi dei file

Verifichiamo anche il nome del file: se non è leggibile per voi non lo sarà neanche per l’utilizzatore finale compromettendo la ricerca dei contenuti da parte dell’utente. Nella documentazione di impianto avrete richiamato quella macchina o componente, sul layout, sui disegni dei gruppi, nella specifica, nel software e sugli schemi elettrici. Cerchiamo di scrivere in modo uniforme, soprattutto i nomi dei componenti. L’utente cercherà sempre per nome a meno che non abbia a disposizione un motore di ricerca per la vostra documentazione come quello di Google.

Includere tutti i rischi per avere il quadro completo sulla sicurezza dell’impianto

Prendiamo in considerazione i rischi residui di impianto, questi non devono contenere anche quelli della macchina del vostro fornitore? Nella documentazione di impianto al paragrafo dei rischi residui è necessario richiamare le targhette applicate e il rischio residuo associato al pittogramma posizionato sul componente. Cosi l’utente avrà il quadro completo della sicurezza dell’impianto.
Stessa cosa per le manutenzioni. La garanzia dell’impianto non dipende forse anche dalle manutenzioni periodiche? Dobbiamo aggiungere alla tabella di manutenzione programmata anche le operazioni periodiche indicate nel manuale del componente.

Una buona documentazione delle macchine e dei componenti commerciali permettono di completare la vostra documentazione e di fare i rimandi ai manuali piuttosto che scrivere testo e caricare immagini nel vostro manuale. Si risparmiano omissioni, costi di traduzione ed errori di copia-incolla fra i contenuti. Questo per quanto riguarda le operazioni di movimentazione, installazione e per le procedure di manutenzione.
La sicurezza deve stare tutta sul manuale di impianto così come l’elenco delle manutenzioni preventive. L’utente consulterà le operazioni di movimentazione, installazione e le procedure di manutenzione direttamente sul manuale del componente commerciale.

Ulteriori controlli da fare

Rimane l’imperativo di non scrivere niente di diverso da quanto riportato nel manuale della macchina acquistata, ma di chiedere al fornitore di sistemare le non conformità.
I componenti di largo impiego (interruttori, pompe, motori…) difficilmente riportano mancanze o omissioni, ma i manuali di macchine spesso si, mancano di chiarezza, completezza dei contenuti lasciando a volte dubbi e troppi consigli al posto di obblighi.
Insieme al controllo dei vizi palesi della macchina o componente si controllano la dichiarazione CE, la targhetta, i pittogrammi per vedere se sono allineati con quanto riportato nel manuale. Potrebbe essere utile movimentare la macchina e dobbiamo farlo secondo le indicazioni del costruttore della macchina. Controlliamo se sono state riportate le operazioni di movimentazione e rendiamo disponibili i manuali con un link posizionato nel capitolo della movimentazione dei componenti dell’impianto. Poi se il link punta al manuale intero e l’utente deve fare una seconda ricerca all’interno del manuale del componente beh, pazienza, faticherà un po’ di più ma almeno non ci assumeremo responsabilità per aver omesso l’informazione o scritto qualcosa di diverso. Rimane una componente di rischio dovuta alla fruibilità della documentazione. Meglio far puntare il link direttamente alla pagina della movimentazione.

Utilizziamo i rimandi o link alla documentazione del componente commerciale per tutte le parti ad esclusione dei rischi residui e dell’elenco delle manutenzioni preventive e programmate.
Predisponete un paragrafo in cui riportate l’elenco dei manuali che consegnate con l’impianto. L’utente deve sapere che il manuale dell’impianto è completo solo con tutti i manuali dei componenti commerciali.

La nostra applicazione CONTAINER risolve le problematiche dovute alla mancata o parziale fruizione dei manuali dei componenti commerciali. La possibilità di link trasversali fra documenti o la ricerca di contenuti facilita la lettura dei manuali dando al cliente la libertà di eseguire qualsiasi operazioni gli sia concessa di fare sull’impianto.

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Alessandro Pratelli
Alessandro Pratelli

Perito aeronautico, calsse '72. Lavora come redattore tecnico dal 1995 poi fonda AP Publishing. Appassionato di Direttive e norme tecniche. La frase che preferisce? "Se non alzi mai gli occhi, ti sembrerà di essere nel punto più in alto".

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