Come incidono gli errori di comunicazione interni all’azienda sulla documentazione tecnica?
Quante volte vi è capitato di apprendere di un cambiamento sulla macchina o prodotto quando la Documentazione Tecnica era già pronta se non già stampata? Crediamo che questo aspetto sia il peggior incubo per un redattore tecnico. Rimettere mano ad un lavoro considerato concluso è un problema per qualsiasi azienda, una frustrazione per qualsiasi lavoratore. L’implicazione più evidente è l’aumento del costo di produzione e il superamento del budget o preventivo.
Facciamo un primo esempio tratto dal lavoro fatto per un nostro nuovo cliente, sulle targhe dati, sui nomi dei prodotti e sulla presenza dei pittogrammi corretti e normati sulla targhetta CE. Quali implicazioni sui depliant, sul sito internet e su tutto il materiale pubblicitario. Avete già quantificato in ore/lavoro e in euro? Nell’azienda ogni reparto lavorava in autonomia, troppa, la conseguenza della mancanza di comunicazione fra i reparti e la mancanza di un centro di raccolta delle informazioni aveva portato ad un totale disallineamento delle informazioni, addirittura sul nome del prodotto. I Prodotti sono dispositivi medici, registrati presso il ministero della salute. Sono stati registrati con un logo, alcuni con le iniziali maiuscole altri con le minuscole. Internamente venivano richiamati nei vari documenti senza curare gli aspetti formali e di certificazione. La comunicazione verso l’esterno era disallineata.
Ai nostri occhi (occhi nuovi, con uno sguardo critico ma funzionale sulla documentazione esistente) si è rivelata subito questa problematica ed è stata la prima cosa che abbiamo risolto. Abbiamo preso il certificato dell’organismo notificato ed abbiamo fatto l’accesso alla pagina del Ministero della Salute per ricercare e verificare i nomi dei dispositivi. Successivamente abbiamo allineato la terminologia e strutturato i contenuti. Abbiamo standardizzato e sistemato tutta la documentazione, depliant, sito internet e listino prezzi.
Un’altra esperienza l’abbiamo vissuta (veramente continuiamo a viverla!) con un nostro cliente storico. Facciamo la documentazione per prodotti a largo consumo. Il prodotto non lo vediamo neanche, non arriva neanche al Fabbricante in Italia, rimane in Cina, nella sede cinese, dove ci sono i PM a caccia di prodotti nuovi da lanciare sul mercato europeo. Qua, le serigrafie arrivano sempre dopo la stampa del libretto di istruzioni. Libretti tradotti in 15 lingue. In questo caso siamo costretti a fare subito una REV1 per aggiornare le immagini con le nuove serigrafie dei tasti ed aggiornare l’interno del libretto dove si spiega il loro significato. Dobbiamo rimandare in traduzione una o due frasi se queste modifiche impattano anche sul modo di eseguire un’azione.
Dal punto di vista della certificazione CE a volte ci chiamano dopo aver firmato un contratto di fornitura di un impianto. Il Fabbricante1 ha richiesto una serie di macchine marcate CE al Fabbricante2, tutte uguali quando nella configurazione della fornitura, alla singola “macchina” mancano le protezioni e il quadro elettrico e di comando, manca la logica di funzionamento. Si configura come quasi-macchina e già con metà delle macchine installate adesso Fabbricante1 chiede un CE al Fabbricante2 che non è disposto a rilasciare. Alla fine, il Fabbricante1 marcherà CE le macchine composte da quasi-macchina, quadro elettrico e di comando e protezioni.
La comunicazione tecnica, interna o esterna, dell’azienda, può essere migliorata dai professionisti (del marketing, della comunicazione tecnica) che abbiano la capacità di cogliere le implicazioni e gli effetti di una comunicazione utile, di una comunicazione targhettizzata o di una mancata comunicazione. L’esperienza ci fa dire che nelle aziende i dati ci sono tutti, devono solo essere comunicati, devono uscire. Creare gruppi e liste di utenti coinvolti nella commessa, oppure coinvolti nella filiera di produzione del prodotto o della documentazione tecnica, a cui arrivano messaggi e notifiche sull’emissione di un nuovo documento è sicuramente un modo per iniziare a far circolare la comunicazione, un modo per abbattere i silos in cui i reparti si sono chiusi. Ecco perché i Comunicatori Tecnici sono abituati a cacciare le informazioni necessarie alla produzione della documentazione tecnica. Un dato tecnico numerico lo chiedo al progettista, una caratteristica la chiedo anche al marketing, una procedura di riparazione la chiedo alla produzione o ai tecnici dell’aftersales.
Il Comunicatore tecnico fa da collante fra i vari reparti aziendali e può aiutare le aziende e i Fabbricanti ad abbattere le barriere di comunicazione interna, attraverso la scrittura di procedure operative, banche dati basate sulla conoscenza aziendale, validazioni. Volontà della Direzione vedere, analizzare e risolvere questi aspetti: vi sembrano senza valore aggiunto?
