Come organizzare la documentazione tecnica per le micro e piccole imprese che costruiscono macchine in unico modello
Le piccole e micro imprese che fabbricano macchine sono fortemente artigianali e orientate a fare solo ciò che chiede il cliente. Costruiscono macchine custom e i margini sono ridotti rispetto ad una produzione di macchine standard in serie. Se poi vendono una macchina all’estero, fuori dal mercato europeo il CE non serve ma esistono altre certificazioni per ogni mercato simili al marchio CE, ed è comunque richiesto dai clienti. Le piccole e micro imprese hanno tutti gli obblighi dei fabbricanti più grandi con minori risorse per la documentazione tecnica.
Documentazione tecnica a basso costo anche in formato digitale
Vediamo di dare le basi per preparare la documentazione tecnica per un impianto in unico modello da parte di un piccolo costruttore che ha l’esigenza di una documentazione a basso costo, sicura, usabile per l’utilizzatore ed magari anche in formato digitale.
Non c’è soluzione, il modello unico non vuol dire macchina per la ricerca. Se l’impianto o macchina sarà utilizzata per la produzione dovrà essere corredata da tutto ciò che richiede la Direttiva Macchine.
Può darsi che all’interno dell’azienda ci sia una persona addetta alla preparazione della documentazione tecnica, ma le micro imprese spesso non ce l’hanno o hanno una persona che fa un po’ tutto, compreso il manuale istruzioni, poi si raccoglie tutta la documentazione (manuali cartacei e CD) e si consegna una bella scatola di cartone “all inclusive”.
Servono tutte le informazioni comunque. È auspicabile progettare bene le informazioni per lo scopo che vogliono raggiungere, siano esse informazioni sulla sicurezza, sull’uso o sulla manutenzione. I contenuti devono essere ben fatti e ben realizzati siano essi testi, immagini, audio e video e modelli 3D. I contenuti buoni possono essere riutilizzati quando l’azienda potrà investire di più nel servizio al cliente e magari andare a produrre l’html.
Spesso le micro imprese hanno una persona che fa un po’ tutto, compreso il manuale istruzioni, e raccolgono tutta la documentazione (manuali cartacei e CD) in una bella scatola di cartone “all inclusive”.
I documenti che il redattore tecnico deve avere a disposizione per preparare la documentazione tecnica di un impianto, sono:
- Direttive Europee e norme tecniche di riferimento
- Valutazione dei rischi (noooo… ce l’hai davvero!!)
- Documentazione dei componenti commerciali montati sull’impianto
- Documentazione di macchine montate sull’impianto
- Schemi elettrici, pneumatici, idraulici
- Schema P&ID
- Schermate software con lista allarmi
- Lista manutenzioni preventive. Sostituzione dei ricambi forniti con l’impianto (kit di ricambi)
- 3D dell’impianto (questo spesso non è l’”as built”)
- Distinta dei materiali (BOM)
- Impianto disponibile per foto
Ora che abbiamo elencato ciò che il redattore tecnico deve avere a disposizione per preparare la documentazione tecnica di un impianto partiamo con il posizionare correttamente l’impianto o la macchina nel panorama delle Direttive Europee (Macchine, Atex, PED, Bassa Tensione ed EMC). Ognuna, se applicabile, richiede qualcosa: dalla rispondenza ai RES alle disposizioni più generiche tipo la marcatura CE o i dati che devono essere presenti nella dichiarazione CE.
Le Norme Tecniche, oltre a dirci come deve essere costruita la macchina ci indicano cosa scrivere nel manuale. Nelle norme c’è sempre un paragrafo dedicato alla documentazione tecnica, con la richiesta di inserire o una frase di sicurezza o di eseguire test e prove che richiedono necessariamente il rilascio di un report.
La valutazione dei rischi ci deve indicare come gestire il rischio legato alla zona pericolosa, alla mansione svolta dal tipo di operatore. Occorre sapere quindi cos’è il rischio e sapere qual è il limite fra Proteggere e Formare. La norma ISO 12100 è la norma mamma di tutte le altre ai fine della sicurezza di una macchina.
E se la valutazione dei rischi non c’è? Il redattore deve sapere almeno valutare i rischi palesi? Beh, si, a nostro avviso si. Occorre fare un giro attorno alla macchina e vedere quali sono i punti più pericolosi e valutarne il rischio per l’operatore, ovviamente in accordo con l’uso previsto della macchina.
Per i componenti commerciali montati sulla macchina, dobbiamo archiviare la dichiarazione CE e il manuale d’uso. Possiamo creare una cartella “Allegati Tecnici” che farà da completamento al manuale istruzioni della macchina o impianto. Occorre verificare che questi componenti non richiedano una manutenzione preventiva. In tal caso occorre estrarre le operazioni di manutenzione ai fini della garanzia di tutto l’impianto. Queste operazioni saranno tradotte nella lingua dell’utilizzatore se non sono disponibili i manuali in lingua del paese di installazione della macchina.
Le macchine inserite nell’impianto devono essere corredate dal manuale istruzioni e dalla dichiarazione CE. Se non sono nella lingua dell’utilizzatore, occorre tradurli. Il costruttore è tenuto a verificare la correttezza di quanto riportato nella dichiarazione e nel manuale istruzioni. Per nostra esperienza è necessario che il costruttore dell’impianto verifichi anche la sicurezza della macchina che ha comprato e che mette a disposizione dell’utilizzatore finale. Per cui valutazione dei rischi secondo allegato V del T.U.
È necessario che tutti gli schemi abbiano la distinta dei componenti. Questo ci permetterà di effettuare un controllo sulle performance del sistema di comando. Spesso il piccolo costruttore non è in grado di progettare anche la parte elettrica della macchina. Spesso ci si affida ad un’azienda esterna. Se c’è stata la valutazione dei rischi sarà stato richiesto una certa affidabilità del sistema di comando. Ma se la valutazione dei rischi non è stata fatta, occorre verificare come è stato costruito il sistema. Se il progetto elettrico è di un’azienda esterna è il progetto stesso che fa da “opera dell’ingegno” e per cui è a carico del professionista la rispondenza alle norme tecniche, la preparazione del fascicolo tecnico della parte elettrica, la progettazione secondo la normativa vigente, la consegna della documentazione richiesta dalla norme tecniche. Se il quadro elettrico è stato assemblato da azienda esterna, occorre ricevere una “dichiarazione alla regola dell’arte” per quanto riguarda la rispondenza del montato al progetto. Le prove ed i test richiesti devono essere forniti insieme al quadro elettrico dall’azienda che ha assemblato il quadro a meno di accordi diversi presi dalle parti in fase di contratto.
Chi progetta il quadro elettrico ed il bordo macchina, spesso fornisce anche la programmazione dell’automazione della macchina. In questo caso occorre ricevere anche le schermate del software, i testi dei pulsanti, i testi presenti nella schermata e i testi di allarmi e messaggi. Per ogni allarme occorre indicare le procedure per la risoluzione in sicurezza e verificare quale componente fa scattare l’allarme e risalire fino al contattore e all’interruttore differenziale o fusibile, nella catena dei segnali.
Per la lista delle manutenzioni preventive si può rimandare al manuale istruzioni del componente se in lingua. Se abbiamo solo la lingua Inglese anziché il Turco, occorre specificare che l’operazione di manutenzione deve essere svolta da personale specializzato in grado di comprendere i pericoli connessi con l’attività ed in grado di leggere e comprendere testi in lingua inglese. Le manutenzioni preventive a carico dell’utilizzatore finale devono comparire tutte e ben spiegate. Queste incidono direttamente sulla garanzia.
Se l’impianto non sarà montato dal costruttore, ma solo parti di esso, occorre il 3D per eseguire le immagini oppure occorrerà seguire l’installazione ed il collaudo presso il cliente per scattare le foto necessarie (o farsi mandare le foto). Il 3D è di grande aiuto in caso di grandi impianti. I piccoli costruttori (a meno di settori specifici come medicale e pharma) realizzano il 3D dei componenti a disegno ma non mettono in 3D tutto l’impianto. Nell’automazione ad esempio dove si assemblano particolari commerciali anche per realizzare la struttura della macchine (tipo i profilati Bosch) abbiamo solo i disegni dei componenti principali ma difficilmente si arriva ad avere un 3D sufficientemente adatto a creare immagini per il manuale.
Anche per una piccola azienda che produce macchine in unico modello la documentazione tecnica necessaria è molta
Come vediamo la documentazione tecnica da preparare è molta e le competenze per fare tutto ciò sono trasversali. Si parte dall’analisi delle direttive e norme per poi arrivare all’uso di software per la gestione delle immagini, ai word processor, capacità di scrittura di testi e delle avvertenze di sicurezza fino alla distribuzione per una visualizzazione sui dispositivi mobili.
Al termine di tutto questo lavoro è possibile consegnare solo il cartaceo? Ovviamente si, ma come può un utilizzatore usare il formato cartaceo? Come fa a cercare una procedura?
Ecco noi di AP Publishing abbiamo pensato a CONTAINER per aiutare le aziende a raccogliere e distribuire la documentazione tecnica dedicata ad un impianto.
CONTAINER unisce i manuali di istruzione con i disegni, gli schemi e i modelli 3D. Fornisce un sistema di ricerca che coinvolge tutta la documentazione e tutti i contenuti. Fornisce un visualizzatore di file 3D, protetti e non convertibili per facilitare la richiesta dei ricambi o un’animazione 3D per formare i tecnici su come eseguire in sicurezza lo smontaggio di una parte. (Foto aziendale creata da asier_relampagoestudio – www.freepik.es)
AP Publishing è stato Gold Sponsor dell’edizione 2019 di COMtecnica.
In questa edizione abbiamo tenuto il nostro workshop “CONTAINER: Dalla scatola di cartone per la distribuzione della documentazione cartacea alla documentazione multimediale, multimodale e multicanale”.
