Cosa è necessario per strutturare un processo di gestione della comunicazione tecnica

Cosa è necessario per strutturare un processo di gestione della comunicazione tecnica

Le persone sembrano voler cambiare il mercato del lavoro e non esserne più travolti. La mobilità delle persone sia da una azienda all’altra che le richieste di lavoro da casa ci fanno riflettere. Serve più efficacia e più efficienza. Ma per questo occorre una panoramica sulle competenze.

Ogni Fabbricante, dal mattone al grande impianto ha bisogno di certificazione di prodotto e documentazione sia interna che verso l’esterno. Il processo che gestisce i contenuti per la Comunicazione Tecnica ha fatto un balzo in avanti notevole negli ultimi 15 anni. Agli inizi del terzo millennio la figura del Comunicatore Tecnico è stata fissata nella mente degli operatori e da li ha cominciato a crescere e a formarsi anche con il prezioso aiuto delle Associazioni di Fabbricanti di macchine come UCIMA e l’Associazione Italiana COM&TEC. Nel mondo anglosassone, Stati Uniti e Canada, la Comunicazione Tecnica è da molti anni considerata un asset aziendale al pari della produzione o logistica. Qua in Italia siamo partiti dai grafici, dagli ultimi arrivati in azienda e dai meno produttivi. Oggi non può più essere così.

Tutte le aziende in questo momento riorganizzano le loro produzioni in continuazione per la mancanza di materiali o per l’aumento dei costi delle materie prime. È necessario capire il processo per poterlo adattare. Conoscere la professione del redattore tecnico può aiutare le aziende nella scelta degli obiettivi (vision) e degli strumenti per ottenerli (mission), fino alle implementazioni tecnologiche del prossimo futuro.

Abbiamo pensato di dare degli spunti per iniziare a gestire la comunicazione tecnica come un prodotto di cui deve essere analizzata la filiera produttiva, partendo dalle competenze. Come è possibile gestire la comunicazione e la documentazione in modo efficiente ed efficace? Prendiamo in considerazione:

  • chi è il redattore tecnico e qual’è lo scopo della sua professione (persone alla base del processo).
  • cos’è la comunicazione tecnica e quale cultura è necessaria per gestirla (cose che partecipano al processo).
  • la creazione dei contenuti (i componenti)
  • la gestione dei contenuti (interazione fra componenti)
  • tecnologia e media a supporto della comunicazione tecnica (manipolazione dei componenti)
  • conoscenza e abilità trasversali necessarie alla Comunicazione Tecnica (come guarnire il processo)

Chi è il redattore tecnico e qual è lo scopo della sua professione

Capire cosa fa il redattore (comunicatore) tecnico è veramente importante, sia per chi inizia la professione ed anche per gli studenti che hanno bisogno di capire le prospettive di lavoro e occupazione della professione. Le aziende devono imparare quali competenze sono necessarie al redattore tecnico per svolgere al meglio il loro lavoro, come un saldatore o un magazziniere. I professionisti insieme alle Associazioni di settore devono aiutare a rendere la comunicazione tecnica una disciplina in cui l’improvvisazione non è più ammessa. La sicurezza dei prodotti, delle macchine e dei lavoratori non può ammettere improvvisazione.

  • I futuri redattori tecnici devono comprendere lo scopo, l’applicazione e il processo di studio (normativo, tecnologico e di comunicazione) utile alla redazione delle informazioni.
  • Devono conoscere le domande e gli argomenti di studio attuali (dall’Intelligent Information alla nuova norma tecnica o Direttiva).
  • Devono essere consapevoli dei metodi comunemente utilizzati nella comunicazione tecnica come la strutturazione dei contenuti, la terminologia e le tecniche di scrittura. Devono capire come lo studio costante delle tecniche e delle tecnologie influisce sulla loro pratica.
  • I redattori tecnici devono considerare l’impatto della tecnologia sulla fruizione delle informazioni e devono comprendere l’impatto della strategia di comunicazione sugli utenti.

Cos’è la Comunicazione Tecnica e quale cultura è necessaria per gestirla

L’obiettivo principale è capire il contesto in cui si svolgono le attività di comunicazione tecnica. In genere si tratta più della comprensione delle teorie di fondo che della produzione effettiva di testi. I nuovi redattori devono essere introdotti alle teorie generali sulle condizioni in cui viene eseguita la comunicazione tecnica (ad esempio con approfondimenti sui metodi utilizzati dalla comunicazione per attrarre l’attenzione dell’utente), nonché sulla terminologia che incide sulla traduzione dei testi.

Un altro obiettivo è quello di creare approfondimenti su come le categorie di utenti possano essere classificate: principiante o esperto, tecnico o utente generico. Denominare e archiviare le categorie di utenti permetterà anche alle traduzioni di avere l’effetto desiderato. Come gli utenti di altri paesi interpretano la mia comunicazione?

I contenuti

Questa dimensione di competenza comprende l’ampia gamma di argomenti chiave che si occupano di pianificazione, sviluppo, valutazione e distribuzione di contenuti efficaci. Ciò significa molto più di libri, riviste e siti Web. Il futuro è dei contenuti creativi, spiritosi e coinvolgenti basato sui dati e sulla fornitura delle informazioni giuste al momento giusto. Le capacità di strategia dei contenuti, in particolare nell’estrazione dei dati e nell’architettura delle informazioni devono essere combinate con la conoscenza professionale dello sviluppo, della visualizzazione e della distribuzione delle informazioni. La creazione di contenuti richiede anche la conoscenza di Direttive, norme tecniche e regolamenti.

I contenuti per la formazione e l’elearning sono una materia specifica, in cui sono necessarie competenze nell’insegnamento delle teorie e della progettazione didattica per sviluppare corsi di formazione centrati sull’utente.

La gestione dei contenuti (teoria e pratica)

Il redattore tecnico inizia con lo studio dei concetti di base, approcci e metodi di gestione per poi arrivare alla definizione di informazioni pertinenti alle attività di comunicazione tecnica, quali: strategie, processo decisionale, pianificazione, valutazione e controllo. La teoria può essere gradualmente sviluppata e approfondita con una istruzione di base, configurata in base alle esigenze organizzative e mirata alle esigenze del contesto in cui si lavora. Gestire le informazioni tecniche di un Fabbricante è diverso dal farlo per un’azienda che eroga servizi di comunicazione tecnica per più Fabbricanti. In questo modo vengono creati modelli concettuali e modi di comprendere e risolvere situazioni problematiche che ogni tipo di gestione racchiude. Si pensi ad esempio alla tassonomia nei CMS.

In pratica, l’attenzione è posta più sulla gestione dei progetti, la costruzione di vari tipi di strategie, la gestione delle risorse, della documentazione interna, la reperibilità dei dati oltre che il rispetto dei tempi, tutto in relazione a gruppi specifici di utenti e mercati. L’introduzione di strumenti e soluzioni IT, tenendo conto delle capacità di un’organizzazione, delle persone, nonché delle sfide per il futuro, contribuiranno a risolvere efficacemente i problemi della comunicazione all’interno delle organizzazioni e favorire il processo di creazione e gestione della comunicazione tecnica verso l’esterno.

Tecnologia e media a supporto della Comunicazione Tecnica

Questa dimensione riguarda la tecnologia, le tecniche e le competenze mediatiche necessarie per produrre contenuti efficaci e prodotti di informazione professionale utilizzando strumenti e media attuali e più adatti. Per i campi di applicazione principali come lo sviluppo di macchinari e software, gli scrittori tecnici necessitano anche di conoscenza delle discipline ingegneristiche più rilevanti, nonché della comprensione delle basi delle scienze naturali e dell’informatica, per comunicare con ingegneri, sviluppatori di software e amministratori e sviluppare informazioni per questi gruppi target. Dall’industria 4.0 all’IoT fino alla realtà aumentata e intelligenza artificiale. Il redattore deve anche parlare con le persone che operano in questi settori per poter valutare quale tipo di informazione può essere veicolata sugli hardware che governano queste tecnologie.

Conoscenza e abilità trasversali necessarie alla Comunicazione Tecnica

Questo è tutto ciò che permette la presenza dei punti precedenti. Al redattore tecnico è chiesto di saper coniugare tecnica, grafica, scrittura, illustrazioni, risoluzione dei problemi, minimalismo, pignoleria e precisione. A chi gestisce i progetti è richiesto efficacia, efficienza e risultati. Per gestire i processi occorre saper gestire le persone che vi sono coinvolte, conoscere gli strumenti che abbiamo a disposizione, sapere quali strumenti reperire sul mercato ed avere una chiara visione degli obiettivi da raggiungere per poi creare le attività a supporto.

Se la vostra azienda è consapevole e pronta al cambiamento sappiamo cosa fare. Possiamo aiutarvi ad impostare un processo di gestione della comunicazione tecnica. Compila il form di contatto e sarai richiamato.

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Alessandro Pratelli

Perito aeronautico, calsse '72. Lavora come redattore tecnico dal 1995 poi fonda AP Publishing. Appassionato di Direttive e norme tecniche. La frase che preferisce? "Se non alzi mai gli occhi, ti sembrerà di essere nel punto più in alto".

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