Il processo di redazione tecnica e il COVID-19

Il processo di redazione tecnica e il COVID-19

Come cambierà il processo di redazione tecnica post COVID-19? Fra divieti di assembramento e distanziamento sociale, anche all’interno delle unità produttive, come dovremmo riorganizzare il processo di redazione tecnica? Quali comportamenti e quali documenti saranno necessari per redigere i contenuti per la documentazione tecnica?

Non sarà possibile accedere come prima all’area produttiva. Sarà più difficile trovare il tempo per una ripresa video dedicata ad un contenuto online o partecipare ad un collaudo senza essere una risorsa “necessaria” come è oggi considerata quella del redattore tecnico. Ancora non sappiamo come dovranno cambiare i comportamenti, ma ci auguriamo di indossare solo la mascherina e i guanti e per non più di qualche mese. Il processo di redazione tecnica post COVID-19 dovrà essere ottimizzato da tutti i Fabbricanti a qualsiasi livello e per qualsiasi prodotto.

Fino ad oggi i Fabbricanti che hanno aggiornato il processo di redazione tecnica fermo restando la sicurezza, lo hanno fatto prima per una prospettiva di risparmio, tracciabilità dei contenuti e riuso, oggi per l’efficacia della scrittura e della terminologia e domani? L’emergenza virus ci chiede se dobbiamo andare più a fondo nel processo e a noi spetta analizzare come incideranno le restrizioni nei confronti della comunicazione delle informazioni dall’ufficio tecnico al redattore, del tempo necessario alla redazione tecnica e sulla qualità dei contenuti. Il processo include la preparazione della documentazione interna del Fabbricante fino alla distribuzione delle informazioni insieme al prodotto, compreso il ritorno dei feedback. Le persone sono parte fondamentale del processo perché devono attuare il processo. La documentazione interna dipende in gran parte dai progettisti e responsabili della sicurezza ed è utilizzata dai montatori e dai manutentori del Fabbricante. La documentazione distribuita con il prodotto invece è dedicata all’utilizzatore: utente “consumer”, garanti della sicurezza sul posto di lavoro, operatore macchina, squadre addette alla manutenzione esterne sia al Fabbricante che all’utilizzatore.

Il Fabbricante deve concentrare gli sforzi e cercare di ottenere di più dalla sua organizzazione. Adesso è il caso di completare il più possibile i dati cad, in modo da sfruttarli al massimo, per rendere la produzione agile e gli asset pronti per produrre più comunicazione visuale. L’assenza di fiere e di open day farà aumentare gli eventi virtuali. Per i redattori tecnici i dati cad sono oro di questi tempi, lo sono sempre stati per una redazione strutturata, perché ci permettono di creare immagini, rendering, video e presentazioni virtuali.

rendering da cad

I dati cad per i rendering

Il redattore tecnico deve imparare a gestire i contenuti della comunicazione di un prodotto per produrre facilmente il manuale istruzioni, i manuali di montaggio, le istruzioni di manutenzione, la sicurezza, le traduzioni, le informazioni cartacee o web). La produzione del contenuto è parte fondamentale del processo di redazione tecnica. Il contenuto è inteso come l’insieme di testo, immagini, video, 3D, realtà aumentata e virtuale. Il contenuto è prima creato dall’ufficio tecnico del Fabbricante per uso interno, poi manipolato dal redattore e dal marketing per creare la comunicazione verso l’esterno dell’azienda.

Secondo la nostra esperienza, la qualità e la completezza dei dati gestiti dall’ufficio tecnico incidono sulla ripetibilità del processo di redazione tecnica che porta alla pubblicazione della documentazione. Schemi e disegni aggiornati, dati cad aggiornati, strutturazione dei gruppi della macchina, strutturazione dei comandi della macchina, uniformità nell’uso delle serigrafie dei comandi, la struttura del software della macchina, la strutturazione delle pagine del software, fino alla strutturazione dei dispositivi di protezione della macchina sono gli asset necessari per una corretta redazione tecnica. Si potrebbe pensare di diminuire le modifiche effettuate dall’ufficio tecnico, non le varianti della macchina. Si possono vendere molte varianti e molti optional ma occorre tenere sotto controllo le personalizzazioni della macchina. Ci vuole più omogeneità nella scelta dei componenti. Ad esempio, una macchina è comandata a distanza con un radiocomando. Se cambio il fornitore del radiocomando e ne prendo uno con forma, comandi e serigrafie diverse sono costretto a cambiare la documentazione tecnica nei punti in cui è riportato l’uso del radiocomando e della macchina. Se un commerciale vende una macchina con una nuova modifica, occorre pensare ai costi di progettazione fino all’aggiornamento della documentazione: sarebbe utile introdurre la modifica come variante della macchina per venderne più di un esemplare.

Anche il processo messo in atto dal redattore tecnico può essere più o meno snello. Anche in assenza di dati ben strutturati prodotti dall’ufficio tecnico, il redattore tecnico deve essere in grado di impostare un processo ripetibile. Ecco come la competenza e la conoscenza incidono sull’efficienza del processo. La formazione delle persone aiuta il cambiamento e l’introduzione di nuovi processi. La tecnologia sostituisce azioni ripetitive con processi automatici. Il redattore tecnico deve saper strutturare un processo basandosi sulla tecnologia a disposizione.

Nella nostra esperienza abbiamo incontrato aziende che hanno introdotto la tecnologia con un CMS (Content Management System) senza aver analizzato né le capacità e la formazione di chi doveva usarlo né le condizioni necessarie al mantenimento del CMS. Alcuni utenti non sapevano cosa fosse uno stile di word e le pagine erano visualizzate senza segni di paragrafo o altro. Le innumerevoli modifiche dei progetti richiedevano continui interventi sui contenuti e più contenuti personalizzati. Questo aumentava il tempo necessario alla pubblicazione della documentazione tecnica con le medesime risorse a disposizione. Il risultato è stato un appiattimento delle informazioni e una generalizzazione dei contenuti che hanno portato alla inutilità degli stessi. Ritrovarsi con dei contenuti poco specifici rende la documentazione inutilizzabile dagli utenti. Potete chiedere al vostro avvocato, in caso di infortunio, come potrebbe difendervi con una documentazione generica o peggio carente.

Il COVID-19 ci chiederà di fare meglio con minor tempo e probabilmente con minore qualità degli asset a disposizione. Speriamo che le informazioni prodotte dall’ufficio tecnico non siano ancor più frammentate. La qualità degli asset incide sulla qualità del manuale istruzioni. Le norme tecniche coma l’ultima ISO 20607 chiedono un livello alto di qualità e specificità dei contenuti.

Per cui, indipendentemente dagli asset a disposizione, crediamo che la conoscenza dei requisiti delle Direttive e delle norme tecniche permetta di capire cosa e come deve essere scritto un contenuto per il manuale istruzioni. Usare la tecnologia per creare video, 3D, AR, VR e HTML ci permetterà di raggiungere gli utenti anche se non potranno partecipare di persona alle presentazioni. I contenuti utili e fruibili via web o app riusciranno a fidelizzare e potenziare la rete di contatti, oltre a dare un’idea di sostenibilità ambientale. L’attenzione ai processi e al loro miglioramento attrarrà talenti e fidelizzerà i dipendenti migliori fino a potenziare il prodotto e il servizio offerto.

documentazione tecnica in HTML

Trasportate i contenuti sul WEB

AP Publishing lavora con i sistemi di gestione dei contenuti sia testuali che di dati CAD che ci hanno permesso di cambiare il processo di redazione tecnica in piccole e grandi aziende. Ma se il CMS non lo avete possiamo fare moltissimo per strutturare i contenuti e preparare l’azienda al passaggio a sistemi automatizzati. AP Publishing utilizza un processo che ci permette di:

  • ridurre i costi di produzione nel tempo
  • creare contenuti in linea con le Direttive e le Norme
  • rispettare l’ambiente pubblicando le informazioni sul web
  • utilizzare un editor di testo o il supporto di un software CMS

Abbiamo CONTAINER, lo strumento per la pubblicazione online della documentazione tecnica e dei ricambi.

Se il vostro processo vi sembra obsoleto e volete ottenere di più dalla vostra organizzazione chiedeteci come abbiamo trasformato la documentazione tecnica da dovere a beneficio. Scrivete a info@ap-publishing.com.

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Alessandro Pratelli
Alessandro Pratelli

Perito aeronautico, calsse '72. Lavora come redattore tecnico dal 1995 poi fonda AP Publishing. Appassionato di Direttive e norme tecniche. La frase che preferisce? "Se non alzi mai gli occhi, ti sembrerà di essere nel punto più in alto".

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