L’importanza delle informazioni per l’uso in formato elettronico

L’importanza delle informazioni per l’uso in formato elettronico

Già da quando usavamo il portfolio PDF ci eravamo posti il problema e risolto i dubbi legati alla quantità della documentazione Tecnica consegnata all’utente. Parallelamente ci siamo posti domande sulla trovabilità dell’informazione trasversalmente ai documenti. Vediamo oggi con l’HTML, che differenze ci sono con il PDF. Ne vale la pena di fare un HTML? O per formato elettronico delle istruzioni (mettere link a articolo regolamento macchine) va bene anche il PDF?

Ai tempi dell’ Acrobat 9 Pro, con il portfolio e un po’ di javascript, eravamo riusciti a creare un buon tool per la raccolta e la visualizzazione della documentazione tecnica di una macchina.

 

Caricavamo tutti i file PDF nel Portfolio ed avevamo a disposizione funzioni di ricerca su tutti i documenti, anteprima, download, mettevamo file 3D… solo i file .exe erano proibiti! L’HTML già c’era, sapevamo che sarebbe stato il formato da usare anche per la documentazione tecnica delle macchine.

Cosa è cambiato in dieci anni nella documentazione tecnica?

Se mi soffermo solo sul contenuto delle istruzioni, per la Direttiva Macchine in se, non è cambiato niente, il RES 1.7.4 è sempre quello dal 2006. In più abbiamo visto l’evoluzione della norma 62079-1 in 82079-1 (LA REVISIONE DELLA NORMA TECNICA IEC 82079-1:2019) dedicata alle istruzioni di tutti i prodotti in generale e poi abbiamo visto la nascita della norma 20607 (LA NUOVA NORMA ISO 20607:2019) dedicata alle macchine. Abbiamo capito che le istruzioni devono essere efficaci, si è posta l’attenzione sulla usabilità, fruibilità, durabilità, terminologia, scrittura tecnica. Tanto è stato fatto dalla COM&TEC, Associazione Italiana per la Comunicazione Tecnica ed oggi esiste un corso di qualificazione per i comunicatori tecnici chiamato CQCT.

Come è cambiato il modo di usufruire e consultare la documentazione tecnica?

La risposta ci farà pensare a come dobbiamo confezionare e presentare la documentazione tecnica di un prodotto. Vediamo di dare degli spunti che ci facciano capire se passare ad HTML o aspettare.

Tutti i Fabbricanti hanno un impaginato per la stampa. Partiamo da questo aspetto. Impaginato per la stampa vuole dire libro. Ma il libro si sfoglia dalla prima pagina, ha un indice, cerco l’informazione partendo dal titolo del capitolo (contesto) per poi arrivare al paragrafo che mi interessa. Cerco prima il capitolo della sicurezza, poi al suo interno cerco l’indicazione delle zone pericolose e poi arrivo all’elenco dei pericoli presenti nelle zone pericolose. Lo stesso per la manutenzione per poi arrivare al “come fare a…” che mi interessa. Senza l’indice sarei un utente che si perde all’interno delle pagine alla ricerca dell’informazione utile.

Invece nell’HTML arrivo subito all’informazione pertinente. Il titolo del capitolo spesso è solo una voce a cui non corrisponde una pagina vera e propria. Le informazioni sono create per scopo si e sono singole informazioni, complete. Con l’HTML l’utente arriva subito all’informazione utile, per poi risalire ad altre informazioni padre o spostarsi lateralmente fra le informazioni sorelle. L’indice lo vedo dopo e mi serve per spostarmi solo successivamente alla fruizione dell’informazione trovata. L’utente oggi cerca per parole e sembra sia stato sempre così invece, il modo di cercare le informazioni nei documenti (da carta a digitale) è cambiato. Sulla carta ho l’indice e lo devo scorrere per trovare l’informazione, sul PDF cerco la parola (se cerco con una frase non trovo niente!), nell’HTML cerco la frase e ottengo più risultati in base alle parole che compongono la frase di ricerca, ma i siti possono rispondere interpretando le frasi le parole e aggiungono un contesto. Le informazioni possono comparire anche per similitudine o perché appartenenti ad una medesima categoria. L’imperatore Google ti scansiona l’intero web dando i risultati di tutti coloro che parlano di quel prodotto.

Perché l’HTML? Ho già il PDF!

Questa domanda l’abbiamo sentita più volte. Ve la siete posta anche voi? Innanzi tutto, vediamo cosa c’è dentro al PDF. Spesso il PDF è la trasformazione del file Word che c’è già da tempo e che è stato tirato via. Altri hanno investito nella documentazione almeno in termini di contenuti. Altri sono continuamente alla ricerca di come coinvolgere maggiormente l’utente ed hanno investito su video, immagini e animazioni in 3D. L’HTML per quest’ultimi è necessario.

Sarebbe possibile manipolare il PDF, creare delle singoli file PDF estratti dal manuale, eliminare la numerazione dei titoli e creare “l’informazione”. Possiamo aggiungere metadati al file PDF per farli trovare. Possiamo aggiungere i video anche se con problemi di dimensione del file.

Con l’HTML si visualizza la pagina ed il suo contenuto, con il PDF devo dare un link per aprire un file o avere PDFTron. L’HTML è responsivo, il PDF no. Visualizzare un PDF in A4 sullo schermo del cellulare è proprio scomodo. I link sul file PDF a file esterni al PDF stesso sono bloccati in Chrome e potete anche non farli, funzionano solo i segnalibri e i riferimenti incrociati. A fronte di un investimento per cambiare modo di presentare le informazioni oggi è possibile strutturare una pagina HTML con link ad altri siti, inserire video, slide, moduli e collegare altre pagine automaticamente, per categoria. La possibilità di abbracciare le nuove tecnologie e la mobilità degli utenti passa attraverso il web e l’HTML: tanto vale pensarci già da ora! Noi di AP Publishing, con CONTAINER abbiamo pensato ad un ulteriore passaggio, l’aggregazione di contenuti multiformato.

 

Ringraziamo Luperini Production Spa

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Alessandro Pratelli

Perito aeronautico, calsse '72. Lavora come redattore tecnico dal 1995 poi fonda AP Publishing. Appassionato di Direttive e norme tecniche. La frase che preferisce? "Se non alzi mai gli occhi, ti sembrerà di essere nel punto più in alto".

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