Servizio di analisi e informatizzazione dei processi di creazione e gestione della documentazione tecnica

Servizio di analisi e informatizzazione dei processi di creazione e gestione della documentazione tecnica

Oggi si sente parlare spesso di sistemi di gestione dei contenuti, authoring, impaginazioni automatiche per qualsiasi formato o device.

Quando è il momento per passare ad un sistema di gestione dei contenuti e della documentazione tecnica?

Come si sviluppa il servizio di gestione della documentazione tecnica

Il servizio si sviluppa in più parti, indipendenti:

  • analisi dei metodi di redazione attuali e degli strumenti utilizzati dall’azienda per la creazione e gestione della documentazione;
  • modifica dei metodi di redazione e standardizzazione dei contenuti comuni per un più efficiente passaggio alla gestione strutturata;
  • scelta e avviamento di un sistema di gestione strutturata per l’intero processo documentale compresa la traduzione e la gestione del ciclo di vita del documento;

Spesso può accadere che, in un primo momento, non sia necessario avere un software per velocizzare e migliorare la gestione della documentazione tecnica.
Potrebbe essere utile analizzare il processo redazionale, vedere le tipologie di documenti da produrre e standardizzare le parti comuni all’azienda, alla famiglia di prodotti, al gruppo che compone il prodotto.
Potrebbe essere utile analizzare il processo di gestione della terminologia, andando a vedere dove sono i termini, cosa significano, se esistono termini di seconda scelta e in quali contesti utilizzarli.
Potrebbe essere utile analizzare il processo di gestione delle traduzioni, confrontando il redatto o modificato con le memorie di traduzione, per sapere il costo della documentazione tecnica per l’apertura di un nuovo mercato.

Cio sono molte cose da pesare in un processo di gestione della documentazione tecnica, compreso il tanto snobbato verbo “revisionare”.

Potreste volere qualcosa in più quando avete molti manuali da gestire. Se avete un team di redattori e se questo è allineato al metodo redazionale scelto, quando sfrutta almeno al’90% il metodo e gli strumenti associati alla gestione non strutturata, ha la voglia di cambiare metodo, sa svincolarsi dal layout. Vuole più formati di lettura/dispositivi perchè ha capito che è l’unico modo per snellire e velocizzare i tempi di produzione della documentazione (= risparmio di risorse). Vuole far leggere la documentazione quando l’utente lo richiede e vuole fargli trovare proprio l’informazione necessaria.

Contattateci e potremmo confrontarci sulla necessità o meno di impostare un metodo.

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Alessandro Pratelli
Alessandro Pratelli

Perito aeronautico, calsse '72. Lavora come redattore tecnico dal 1995 poi fonda AP Publishing. Appassionato di Direttive e norme tecniche. La frase che preferisce? "Se non alzi mai gli occhi, ti sembrerà di essere nel punto più in alto".

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