La documentazione tecnica di impianti complessi

La documentazione tecnica di impianti complessi

Parlare di sola redazione tecnica in questi casi, è riduttivo. Parlare del solo manuale di istruzioni è riduttivo.

La documentazione tecnica di impianti complessi è una raccolta di più documenti. I formati possono essere diversi e i documenti riferiti a più macchine. Disegni, schemi, allegati tecnici e, a seconda del settore, i certificati dei materiali. Parleremo di impianto nel suo complesso e di macchina riferendoci a una parte di impianto comprata da terzi.

Chi ha fatto cosa? Questo è il punto da chiarire subito nel manuale di istruzioni dell’impianto. Inserire i rimandi alla documentazione del fornitore del componente o della macchina inserita nell’impianto, sembra essere la prassi più comune… ed è la cosa giusta da fare. Ma non basta mettere un rimando.

Dobbiamo verificare la corrispondenza ai requisiti della documentazione che i fornitori ci consegnano con la macchina, per quell’impianto. Il manuale è una misura di sicurezza alla stregua di un pittogramma o della segnalazione del punto di sollevamento sull’imballo. Se scegliamo una macchina da inserire nell’impianto, dobbiamo assicurarci che la documentazione consegnata, sia a norma e priva di ambiguità o scorrettezze che potrebbero rendere l’impianto non conforme.

In ambito sicurezza occorre verificare almeno:

  • la targhetta CE e la dichiarazione CE
  • la presenza di rischi residui dichiarati nel manuale (zone pericolose, tipo di pericolo in quella zona, rischio associato alla mansione dell’operatore)
  • relazione dei rischi con i pittogrammi applicati sulla macchina
  • la presenza di rischi palesi (non dichiarati)
  • la presenza di procedure di manutenzione ordinaria e programmata
  • le prescrizioni per le procedure di manutenzione straordinaria

In relazione alla bontà della comunicazione tecnica:

  • comprensibilità delle avvertenze di sicurezza e del testo in generale
  • nomenclatura delle parti (da utilizzare nel manuale dell’impianto)
  • manuale in lingua del paese di installazione dell’impianto

Per tutelare il costruttore dell’impianto occorre inserire, nel capitolo sicurezza del manuale di impianto, i rischi residui di tutte le macchine che lo compongono, estraendoli dai rispettivi manuali. Anche quelli dei motori elettrici, pompe, assi elettrici e laser scanner.

Se un componente installato riporta un pittogramma, questo deve essere spiegato nel manuale di impianto, non possiamo demandare la sua comprensione a un manuale nascosto nel CD della documentazione.

Per fidelizzare l’utilizzatore dobbiamo inserire tutte le procedure di manutenzione dei componenti installati in un’unica tabella. L’utilizzatore potrà così organizzare gli interventi nella globalità. Le procedure sul “come fare” saranno lette nei manuali del componente, direttamente a bordo macchina. Come?

AP Publishing ha realizzato un tool per la consegna e consultazione della documentazione tecnica a bordo macchina, tramite la scansione di un’etichetta, da tablet o smartphone. Così, l’utilizzatore dell’impianto potrà avere più etichette e accedere direttamente alla documentazione tecnica di quella parte di impianto. Abbiamo aggiunto la funzionalità di invio feedback, con una mail all’after sales del costruttore e la possibilità di aggiungere delle note da parte dell’utilizzatore.

Nel corso degli anni abbiamo avuto il piacere di consegnare i manuali di istruzione di impianti costruiti dai nostri clienti cercando di avvicinarci all’utilizzatore, per fargli consultare la documentazione dove gli serve e nel momento in cui gli serve.

Per maggiori informazioni ed una demo mandate una mail a info@ap-publishing.com[:en]To talk only about technical writing in these cases is reductive. To talk just about the instruction manual is reductive.

The technical documentation of a complex installation is a collection of several documents. There can be different formats and the documents can be referred to various machines. Drawings, diagrams, technical attachments and, depending on the industry, the materials certificates. We will talk about installation referring to the whole installation and about the machine referring to a part of the installation bought by a third party.

Who did what? This is the first point to clarify in the installation instruction manual. The most common procedure is to insert the cross references to the manufacturer’s documentation, referred to a component or a machine installed in the installation…and this is the right procedure to follow. But a cross reference is not enough.

Depending on the installation, it is necessary to verify that the machine documentation provided by the manufacturers is in conformity with the requisites of the installation. The manual is a safety measure just like a pictogram, or the lifting point indicated on the packaging. If we insert a machine in the installation, we must be sure that the provided documentation is in compliance with the norms and without any ambiguity or mistake that could make the whole installation uncompliant with the norms.

For what concerns the safety we must verify at least:

  • The CE label and the CE declaration
  • The presence of residual risks declared in the manual (dangerous areas, kind of danger in that area, risk associated to the operator task)
  • Report of the risks with the pictograms applied on the machine
  • The presence of evident risks (not declared)
  • The presence of ordinary and programmed maintaining procedures
  • The regulations for the extraordinary maintaining procedures

For what concerns the validity of the technical communication:

  • Intelligibleness of the safety warnings and the whole text in general
  • Nomenclature of the parts (to use in the installation manual)
  • Manual in the language of the country of installation

To safeguard the manufacturer of the installation it is necessary to insert, in the safety chapter of the installation manual, all the residual risks of all the machines that constitute the installation (one can find them in the respective manuals). Also, those of the electrical motors, pumps, electrical axes, lasers and scanners.

If there is a pictogram on a component, it must be explained in the installation manual, we cannot refer to a manual hidden in the CD of the documentation.

To gain the customers loyalty we must insert all the maintenance procedures of the installed components in one table. Like this the user can entirely organize the operations. The “how to” procedures can be read in the component manuals, directly on the machine. How?

AP Publishing realized a tool to deliver and consult the technical documentation on board the machine, scanning a label with a tablet or a smartphone. Like this, the user of the installation will have several labels and accede directly to the documentation of that part of the installation. We added the feedback functionality, that sends an e-mail to the after sales of the manufacturer and gives the user the possibility to add some notes.

Over the years, we had the pleasure to deliver to our clients, user oriented installation manuals. This to help them consult the documentation where and when it is needed.

For further information and a demo write an e-mail at info@ap-publishing.com